RIMBORSI AI DIPENDENTI
Rimborsi Dipendenti: Cosa Cambia del 2025?
Oltre alla retribuzione che gli sarebbe spettata per i periodi di lavoro svolti nella sua sede
abituale, il lavoratore in trasferta ha altresì diritto a somme aggiuntive, pari ai costi sostenuti nel
corso della trasferta stessa (rimborsi) e / o rappresentati da indennità forfettarie degli oneri di viaggio, trasporto, vitto e alloggio. I risvolti fiscali e contributivi tanto dei rimborsi quanto delle
indennità sono diversi a seconda che trattasi di trasferte all’interno o fuori dal Comune in cui
insiste la sede di lavoro dell’interessato.
Il trattamento in busta paga delle trasferte ha peraltro conosciuto di recente una serie di novità
normative, qui riepilogate.
PREMESSA
Nel corso della vita aziendale e lavorativa del dipendente
possono verificarsi uno o più spostamenti provvisori e
temporanei presso una sede di lavoro diversa da quella in cui
l’interessato svolge abitualmente l’attività. La fattispecie in
questione prende il nome di “trasferta” e si differenzia dai trasferimenti, qualificati invece come un mutamento definitivo
della sede di lavoro.
Come anticipato, il dipendente ha diritto, nel corso della
trasferta, a percepire la retribuzione che gli sarebbe spettata per
i periodi di lavoro svolti nella sua sede abituale: al fine di
compensare il disagio sofferto dal lavoratore, chiamato a
prestare l’attività in luogo diverso da quello ordinario, la
contrattazione collettiva, gli accordi individuali o gli usi / prassi
interne possono prevedere a carico del datore di lavoro
l’erogazione (in sostituzione o in aggiunta al rimborso delle spese
effettivamente sostenute dal dipendente) di una specifica indennità forfettaria.
Con riguardo alla rilevanza fiscale e contributiva delle
indennità e rimborsi riconosciuti in occasione delle trasferte
opera un regime particolare, in funzione del quale si distingue
tra trasferte all’interno o fuori dal comune in cui è presente la
sede di lavoro.
In virtù del principio di armonizzazione delle basi imponibili le
regole che descriveremo1, operano anche con riferimento al
calcolo dei contributi previdenziali e assistenziali a carico di
azienda e dipendente.
LE TRASFERTE NEL
TERRITORIO COMUNALE
A norma dell’art. 51, comma 5 del TUIR l’indennità di trasferta, i
rimborsi spese e le indennità chilometriche riconosciute al
dipendente per l’utilizzo del proprio automezzo sono tassabili
interamente, a prescindere dall’ampiezza del territorio
comunale.
Sono esclusi da tassazione solo i rimborsi delle spese di
trasporto sostenute e documentate da biglietti di autobus,
metropolitana, tram, ricevute di taxi, fatture di società di car
sharing contenenti anche luogo di partenza e di arrivo, distanza
e durata.
Non assume rilevanza l’ampiezza del comune in cui il
dipendente ha la sede di lavoro: pertanto, può essere
considerato in trasferta fuori comune chi effettua uno
spostamento di qualche centinaio di metri dalla sede di lavoro
ma travalica il confine comunale.
Al contrario si ritiene comunque trasferta nel territorio
comunale la situazione di chi, pur viaggiando per due ore nel
traffico, resta sempre nello stesso comune.
LE TRASFERTE FUORI DEL
TERRITORIO COMUNALE
In caso di trasferte fuori dal territorio comunale in cui insiste la
sede di lavoro il sistema di tassazione distingue:
- pagamento della sola indennità di trasferta (sistema
forfettario);
- rimborso a piè di lista (sistema analitico);
- sistema misto, caratterizzato da indennità di trasferta e
rimborso a piè di lista.
La scelta del sistema di pagamento è rimessa al datore di
lavoro: quest’ultimo, tuttavia, deve assumere una decisione con
riguardo all’intera trasferta. Nello specifico, non è consentito,
nell’ambito di una stessa trasferta, adottare criteri diversi per le
singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si
trova fuori dalla sede di lavoro.
TRASFERTA FUORI DAL
TERRITORIO COMUNALE:
SISTEMA FORFETTARIO
In caso di adozione del sistema forfettario per il trattamento
economico relativo alle trasferte fuori dal territorio comunale
(con erogazione della sola indennità di trasferta) è imponibile ai
fini contributivi e fiscali la sola parte che eccede:
- euro 46,48 al giorno in caso di trasferte nel territorio nazionale,
limite elevato a 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero;
- se vitto oppure alloggio sono forniti gratuitamente la soglia di
esenzione si riduce in misura giornaliera pari
✅a 1/3 sino a 30,99 euro (trasferta in Italia), e
✅ 51,65 euro (trasferta all’estero).
Da notare che la riduzione di un terzo opera a prescindere da
eventuali accordi retributivi intervenuti tra il datore e il
dipendente;
- in caso di fornitura gratuita di vitto e alloggio (entrambi)
l’asticella dell’esenzione si riduce di 2/3 rispettivamente a 15,49
euro (trasferta Italia) e 25,82 euro (trasferta estero) al giorno.
Le soglie citate restano tali anche nell’ipotesi di trasferta
inferiore alle 24 ore e, in generale, a fronte di spostamenti che
non comportano il pernottamento fuori sede.
Ogni altro eventuale rimborso di spese diverso da quelle di
viaggio (come il parcheggio) è soggetto interamente a
tassazione.
TRASFERTA FUORI DAL
TERRITORIO COMUNALE:
SISTEMA ANALITICO
Il rimborso delle spese effettive di viaggio, trasporto, vitto e
alloggio non è imponibile ai fini fiscali e contributivi, a patto che
vi sia idonea documentazione.
Il dipendente che utilizza nel corso della trasferta
l’autovettura di proprietà ha diritto al rimborso delle spese di
viaggio, quantificato con le indennità chilometriche calcolate in
base alle tariffe ACI, avuto riguardo a:
- percorrenza;
- tipo di automezzo;
- costo chilometrico.
Di norma si assume la distanza tra il luogo abituale di lavoro
del dipendente e la località della trasferta. Al contrario, se il
datore di lavoro rimborsa facendo riferimento ai chilometri
percorsi dall’interessato a partire dalla residenza di quest’ultimo,
è necessario distinguere i casi in cui:
✅ la distanza percorsa dal dipendente è inferiore a quella
calcolata dal luogo abituale di svolgimento della prestazione,
in cui il rimborso chilometrico non è imponibile;
✅ la distanza in parola è maggiore, laddove il rimborso
chilometrico è imponibile in misura pari alla differenza tra
l’importo corrisposto e quello calcolato considerando la
distanza dal luogo abituale di lavoro.
Se il rimborso chilometrico è superiore a quanto risulta dalle
tabelle ACI, l’eccedenza è considerata reddito imponibile ai fini
contributivi e fiscali.
LA DOCUMENTAZIONE
DEI RIMBORSI
In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte fuori del
territorio comunale, non concorrono a formare il reddito i
rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al
viaggio e al trasporto.
Per le altre spese, anche non documentabili (come mance,
spese telefoniche, parcheggi, eccetera) eventualmente
sostenute dal dipendente, opera una franchigia di non
imponibilità fiscale e contributiva fino all’importo massimo
giornaliero di 15,49 euro, soglia elevata a 25,82 euro per le
trasferte all’estero. A tal proposito è necessario che le spese
siano analiticamente attestate dal dipendente.
Sulle spese documentate si considerano validi, in alternativa,
i seguenti documenti da allegare alla nota spesa (in cui
vengono riportati i dati anagrafici del lavoratore, oltre a giorno
e luogo in cui sono state sostenute le spese, la tipologia di spesa
e il relativo ammontare):
- Fattura cartacea o elettronica;
- Documento commerciale emesso dal registratore telematico o, per i soggetti esonerati, ricevuta integrata con i dati
identificativi del cliente e quelli relativi alla natura, alla qualità e alla quantità dell’operazione;
- Ricevute e scontrini fiscali, anche non integrati, nonché i
biglietti di trasporto di autobus, metropolitana, tram, ricevute di
taxi, fatture di società di car sharing, etc.;
- Estratto conto rilasciato dalla società emittente la carta di
pagamento al datore di lavoro (non occorre che siano
stampati ed allegati anche i biglietti di viaggio elettronici).
Sono peraltro ammessi i seguenti sistemi di
documentazione semplificata delle spese:
- utilizzo di carte di credito intestate alle aziende
- Uso di distinte bollate sottoscritte per l’acquisto di valori bollati
Sull’utilizzo e la conservazione di note spese digitali
(dematerializzate) è necessario considerare che:
1) la nota spese può essere generata tramite pc o smartphone, direttamente dal
dipendente con la procedura di accesso alla rete aziendale ovvero tramite il
sistema SSO (single sign-on) utilizzando credenziali di accesso univoche e
personali, ovvero tramite un delegato
2) i documenti devono essere immodificabili, integri e autentici e possono essere
generati dal dipendente tramite pc o smartphone
3) non è richiesto l’intervento di un pubblico ufficiale
4) Al termine del processo di conservazione sostitutiva i documenti analogici
possono essere distrutti
QUALI NOVITÀ DAL
DECRETO LEGISLATIVO
NUMERO 192/2024?
Il c.d. “Decreto IRPEF/IRES”2 ha modificato il regime fiscale e
contributivo riguardante le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale. La nuova formulazione dell’art. 51, comma
5, quarto periodo del Tuir contempla l’esenzione da contributi e
imposte, con riguardo alle trasferte nel territorio comunale, per
i:
- Rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.
In definitiva, dall’annualità 2025, per ottenere l’esenzione
fiscale e contributiva non è più necessario che i biglietti
provengano dal vettore, ma è sufficiente che le spese di viaggio
e trasporto siano genericamente comprovate e documentate.
COSA CAMBIA CON LA
MANOVRA 2025?
La “Legge di Bilancio 2025” è intervenuta sul tema dei rimborsi ai lavoratori dipendenti, per incentivare l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili con riguardo alle spese sostenute nel corso delle trasferte.
Per effetto della misura descritta, dal 2025, per le trasferte sia
intra che extra comune la non imponibilità ai fini fiscali e
contributivi di rimborsi e indennità è legata all’utilizzo, da parte
del dipendente, di mezzi di pagamento tracciabili, con riguardo
alle spese di viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi
pubblici non di linea.
Le spese relative a prestazioni alberghiere, di
somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e
trasporto mediante servizi pubblici non di linea addebitate
analiticamente al committente, oltre che i rimborsi analitici
relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei
dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono
deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento
bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento
previsti dalla legge a tal fine.
Inoltre, la “Legge di Bilancio 2025” ritocca le disposizioni in
materia di deducibilità delle spese di rappresentanza, tali spese
sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento
bancario / postale ovvero mediante gli altri sistemi di
pagamento di cui sopra.
Le novità operano a decorrere dal periodo d’imposta
successivo a quello in corso al 31.12.2024 ed hanno
altresì rilevanza ai fini del calcolo dell’IRAP.
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