Guida completa ai rimborsi e indennità di Trasferta 2025
Trasferta di Lavoro: Cosa Cambia nei Rimborsi nel 2025?
Quando un dipendente è inviato in trasferta di lavoro ha diritto, oltre alla
retribuzione ordinaria, a ricevere:
- Rimborsi per costi sostenuti (es. trasporto, vitto, alloggio)
- Indennità forfettarie di trasferta che compensano il disagio dello spostamento
dovuto al prestare l'attività in luogo diverso da quello ordinario
Inoltre, il trattamento fiscale e contributivo varia in base a:
- Località della trasferta (dentro o fuori il comune di lavoro)
- Tipologia di rimborso adottata
Indennità di Trasferta e Rimborsi nel Comune di Lavoro
Secondo l’art. 51, comma 5 del TUIR, Le indennità di trasferta e i rimborsi
chilometrici riconosciute al dipendente per l’utilizzo del proprio automezzo nel
comune di lavoro sono tassabili integralmente.
Esenti da tassazione sono solo i rimborsi spese documentati con:
- Biglietti autobus, metro, tram
- Ricevute taxi
- Fatture car sharing (con indicazioni su partenza, arrivo, distanza)
Non assume rilevanza l’ampiezza del comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro:
pertanto, può essere considerato in trasferta fuori comune chi effettua uno
spostamento di qualche centinaio di metri dalla sede di lavoro ma travalica il confine comunale. Al contrario si ritiene comunque trasferta nel territorio comunale la situazione di chi, pur viaggiando per due ore nel traffico, resta sempre nello stesso comune.
Indennità di Trasferta e Rimborsi fuori dal Comune di Lavoro
Quando la trasferta avviene fuori dal territorio comunale, si può scegliere tra:
1. Sistema Forfettario
Il datore di lavoro eroga una indennità forfettaria di trasferta, con le seguenti soglie di esenzione:
TIpologia trasferta | Esente fino a (€/giorno) | Se vitto e alloggio inclusi |
|---|---|---|
Italia | 46,48 | - solo uno dei due: 1/3 (30,99€) - entrambi: 2/3 (15,49€) |
Estero | 77,47 | - solo uno dei due: 1/3 (51,65€) - entrambi: 2/3 (25,82€) |
Le soglie citate restano tali anche nell’ipotesi di trasferta inferiore alle 24 ore e, in
generale, a fronte di spostamenti che non comportano il pernottamento fuori sede.
Qualsiasi importo eccedente è imponibile.
Anche spese accessorie (es. parcheggio)
sono tassabili.
2. Sistema Analitico (Rimborso a piè di lista)
In questo caso il lavoratore presenta documentazione dettagliata delle spese
sostenute.
Spese non imponibili:
Viaggio, trasporto, vitto, alloggio (con documenti validi)
Rimborsi chilometrici basati su tariffe ACI avuto riguardo a percorrenza, tipo di
automezzo e costo chilometrico.
📌 Se il rimborso si basa su chilometraggio dalla residenza anziché dalla sede, solo
l’eccedenza è imponibile.
Se il rimborso chilometrico è superiore a quanto risulta dalle tabelle ACI,
l’eccedenza è considerata reddito imponibile ai fini contributivi e fiscali.
La scelta del sistema di pagamento è rimessa al datore di lavoro: quest’ultimo,
tuttavia, deve assumere una decisione con riguardo all’intera trasferta. Nello
specifico, non è consentito, nell’ambito di una stessa trasferta, adottare criteri
diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori
dalla sede di lavoro.
Documentazione e Prove dei Rimborsi di Trasferta per il sistema analitico
In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte fuori del territorio
comunale, non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate
relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto.
Per le altre spese, anche non documentabili (es. mance, telefono, parcheggi) opera
una franchigia di non imponibilità fiscale e contributiva fino all’importo massimo
di 15,49€/giorno, soglia elevata a 25,82€/giorno all'estero, se analiticamente attestate
Per essere fiscalmente validi, i rimborsi devono essere documentati con:
Fatture (cartacee o elettroniche)
Ricevute/scontrini con dettagli della spesa
Documento commerciale emesso dal registratore telematico o, per i soggetti esonerati,
ricevuta integrata con i dati identificativi del cliente
Biglietti di mezzi pubblici
Estratto conto della carta aziendale
Sono peraltro ammessi i seguenti sistemi di documentazione semplificata delle spese:
- utilizzo di carte di credito intestate alle aziende
- Uso di distinte bollate sottoscritte per l’acquisto di valori bollati
Sull’utilizzo e la conservazione di note spese digitali (dematerializzate) è necessario considerare che:
1) la nota spese può essere generata tramite pc o smartphone, direttamente dal dipendente con la procedura di accesso alla rete aziendale ovvero tramite il sistema SSO (single sign-on) utilizzando credenziali di accesso univoche e personali, ovvero tramite un delegato
2) i documenti devono essere immodificabili, integri e autentici e possono essere generati dal dipendente tramite pc o smartphone
3) non è richiesto l’intervento di un pubblico ufficiale
4) Al termine del processo di conservazione sostitutiva i documenti analogici possono essere distrutti
3. Sistema Misto
Combinazione delle due precendenti modalità di rimborso
Novità Fiscali 2025: Decreto 192/2024 su Rimborsi di Trasferta
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto nuove condizioni per la non imponibilità dei rimborsi e indennità.
La spesa rientrerà nella fattispecie solo se:
- il pagamento è tracciabile (bonifico, carta, strumenti elettronici)
- è legata a spese di viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea.
Inoltre, Si applica a trasferte intra ed extra comunali e coinvolge anche i rimborsi analitici a lavoratori autonomi.
Le stesse regole valgono per la deducibilità delle spese di rappresentanza.
