Trasferte e Timesheet
Trasferte e Timesheet: una gestione ancora troppo macchinosa?
La gestione delle trasferte aziendali continua a rappresentare una delle aree più complesse all’interno dei processi HR e amministrativi. Nonostante l’automazione crescente dei flussi di lavoro, molte aziende si scontrano ancora con inefficienze, errori e ritardi nella compilazione dei timesheet e nell’approvazione delle trasferte.
Il nodo critico: coerenza tra presenza, attività e viaggio
Uno dei principali problemi riguarda la corretta registrazione della trasferta nei timesheet: il dipendente deve segnalare il tempo speso fuori sede, indicando correttamente orari, destinazione e attività svolte. Tuttavia, in assenza di un sistema integrato, il rischio di incongruenze è alto: attività non correlate alla trasferta, mancate sincronizzazioni con il sistema di approvazione o semplicemente errori manuali possono compromettere la qualità dei dati.
Approvazioni: un collo di bottiglia evitabile
Un altro punto dolente è il processo di approvazione preventiva delle trasferte. In molte organizzazioni, questo passaggio avviene tramite email o moduli non standardizzati, che generano confusione e ritardi. Inoltre, capita spesso che la trasferta venga approvata verbalmente o retroattivamente, creando problemi nella rendicontazione e nel rimborso spese. Scopri come corenx ti puo aiutare
Conseguenze tangibili: tempi lunghi e rischi fiscali
Una cattiva gestione delle trasferte può avere ripercussioni su più livelli:
· Amministrativo: difficoltà nella riconciliazione ore/lavoro/viaggio, complicazioni nella fatturazione o nella reportistica interna;
· Contabile: ritardi nei rimborsi, errori nei centri di costo o nella rendicontazione finanziaria;
· Fiscale: rischi legati alla deducibilità delle spese o alla corretta imputazione dei costi di trasferta.
Soluzioni possibili: verso un flusso integrato
Per superare queste criticità, le aziende possono adottare soluzioni integrate che collegano:
· Il modulo di richiesta e approvazione trasferta (con workflow automatizzati);
· Il sistema di timesheet, che permette di selezionare direttamente la trasferta tra le attività disponibili;
· Il portale note spese, sincronizzato con le trasferte approvate e le ore effettivamente lavorate.
L'obiettivo è ridurre la componente manuale e soggettiva, automatizzando i controlli e garantendo coerenza tra autorizzazioni, presenze e rendicontazione.