RIMBORSI AI DIPENDENTI

Rimborsi Dipendenti: Cosa Cambia del 2025?

Oltre alla retribuzione che gli sarebbe spettata per i periodi di lavoro svolti nella sua sede abituale, il lavoratore in trasferta ha altresì diritto a somme aggiuntive, pari ai costi sostenuti nel corso della trasferta stessa (rimborsi) e / o rappresentati da indennità forfettarie degli oneri di viaggio, trasporto, vitto e alloggio. I risvolti fiscali e contributivi tanto dei rimborsi quanto delle indennità sono diversi a seconda che trattasi di trasferte all’interno o fuori dal Comune in cui insiste la sede di lavoro dell’interessato. Il trattamento in busta paga delle trasferte ha peraltro conosciuto di recente una serie di novità normative, qui riepilogate.

PREMESSA

Nel corso della vita aziendale e lavorativa del dipendente possono verificarsi uno o più spostamenti provvisori e temporanei presso una sede di lavoro diversa da quella in cui l’interessato svolge abitualmente l’attività. La fattispecie in questione prende il nome di “trasferta” e si differenzia dai trasferimenti, qualificati invece come un mutamento definitivo della sede di lavoro.

Come anticipato, il dipendente ha diritto, nel corso della trasferta, a percepire la retribuzione che gli sarebbe spettata per i periodi di lavoro svolti nella sua sede abituale: al fine di compensare il disagio sofferto dal lavoratore, chiamato a prestare l’attività in luogo diverso da quello ordinario, la contrattazione collettiva, gli accordi individuali o gli usi / prassi interne possono prevedere a carico del datore di lavoro l’erogazione (in sostituzione o in aggiunta al rimborso delle spese effettivamente sostenute dal dipendente) di una specifica indennità forfettaria.

Con riguardo alla rilevanza fiscale e contributiva delle indennità e rimborsi riconosciuti in occasione delle trasferte opera un regime particolare, in funzione del quale si distingue tra trasferte all’interno o fuori dal comune in cui è presente la sede di lavoro.

In virtù del principio di armonizzazione delle basi imponibili le regole che descriveremo1, operano anche con riferimento al calcolo dei contributi previdenziali e assistenziali a carico di azienda e dipendente.

LE TRASFERTE NEL TERRITORIO COMUNALE

A norma dell’art. 51, comma 5 del TUIR l’indennità di trasferta, i rimborsi spese e le indennità chilometriche riconosciute al dipendente per l’utilizzo del proprio automezzo sono tassabili interamente, a prescindere dall’ampiezza del territorio comunale.

Sono esclusi da tassazione solo i rimborsi delle spese di trasporto sostenute e documentate da biglietti di autobus, metropolitana, tram, ricevute di taxi, fatture di società di car sharing contenenti anche luogo di partenza e di arrivo, distanza e durata.

Non assume rilevanza l’ampiezza del comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro: pertanto, può essere considerato in trasferta fuori comune chi effettua uno spostamento di qualche centinaio di metri dalla sede di lavoro ma travalica il confine comunale. Al contrario si ritiene comunque trasferta nel territorio comunale la situazione di chi, pur viaggiando per due ore nel traffico, resta sempre nello stesso comune.

LE TRASFERTE FUORI DEL TERRITORIO COMUNALE

In caso di trasferte fuori dal territorio comunale in cui insiste la sede di lavoro il sistema di tassazione distingue:

- pagamento della sola indennità di trasferta (sistema forfettario);

- rimborso a piè di lista (sistema analitico);

- sistema misto, caratterizzato da indennità di trasferta e rimborso a piè di lista.

La scelta del sistema di pagamento è rimessa al datore di lavoro: quest’ultimo, tuttavia, deve assumere una decisione con riguardo all’intera trasferta. Nello specifico, non è consentito, nell’ambito di una stessa trasferta, adottare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori dalla sede di lavoro.

TRASFERTA FUORI DAL TERRITORIO COMUNALE: SISTEMA FORFETTARIO

In caso di adozione del sistema forfettario per il trattamento economico relativo alle trasferte fuori dal territorio comunale (con erogazione della sola indennità di trasferta) è imponibile ai fini contributivi e fiscali la sola parte che eccede:

- euro 46,48 al giorno in caso di trasferte nel territorio nazionale, limite elevato a 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero;

- se vitto oppure alloggio sono forniti gratuitamente la soglia di esenzione si riduce in misura giornaliera pari ✅a 1/3 sino a 30,99 euro (trasferta in Italia), e ✅ 51,65 euro (trasferta all’estero).

Da notare che la riduzione di un terzo opera a prescindere da eventuali accordi retributivi intervenuti tra il datore e il dipendente;

- in caso di fornitura gratuita di vitto e alloggio (entrambi) l’asticella dell’esenzione si riduce di 2/3 rispettivamente a 15,49 euro (trasferta Italia) e 25,82 euro (trasferta estero) al giorno.

Le soglie citate restano tali anche nell’ipotesi di trasferta inferiore alle 24 ore e, in generale, a fronte di spostamenti che non comportano il pernottamento fuori sede.

Ogni altro eventuale rimborso di spese diverso da quelle di viaggio (come il parcheggio) è soggetto interamente a tassazione.

TRASFERTA FUORI DAL TERRITORIO COMUNALE: SISTEMA ANALITICO

Il rimborso delle spese effettive di viaggio, trasporto, vitto e alloggio non è imponibile ai fini fiscali e contributivi, a patto che vi sia idonea documentazione. Il dipendente che utilizza nel corso della trasferta l’autovettura di proprietà ha diritto al rimborso delle spese di viaggio, quantificato con le indennità chilometriche calcolate in base alle tariffe ACI, avuto riguardo a:

- percorrenza; - tipo di automezzo; - costo chilometrico.

Di norma si assume la distanza tra il luogo abituale di lavoro del dipendente e la località della trasferta. Al contrario, se il datore di lavoro rimborsa facendo riferimento ai chilometri percorsi dall’interessato a partire dalla residenza di quest’ultimo, è necessario distinguere i casi in cui:

✅ la distanza percorsa dal dipendente è inferiore a quella calcolata dal luogo abituale di svolgimento della prestazione, in cui il rimborso chilometrico non è imponibile;

✅ la distanza in parola è maggiore, laddove il rimborso chilometrico è imponibile in misura pari alla differenza tra l’importo corrisposto e quello calcolato considerando la distanza dal luogo abituale di lavoro.

Se il rimborso chilometrico è superiore a quanto risulta dalle tabelle ACI, l’eccedenza è considerata reddito imponibile ai fini contributivi e fiscali.

LA DOCUMENTAZIONE DEI RIMBORSI

In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte fuori del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto.

Per le altre spese, anche non documentabili (come mance, spese telefoniche, parcheggi, eccetera) eventualmente sostenute dal dipendente, opera una franchigia di non imponibilità fiscale e contributiva fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro, soglia elevata a 25,82 euro per le trasferte all’estero. A tal proposito è necessario che le spese siano analiticamente attestate dal dipendente.

Sulle spese documentate si considerano validi, in alternativa, i seguenti documenti da allegare alla nota spesa (in cui vengono riportati i dati anagrafici del lavoratore, oltre a giorno e luogo in cui sono state sostenute le spese, la tipologia di spesa e il relativo ammontare):

- Fattura cartacea o elettronica;

- Documento commerciale emesso dal registratore telematico o, per i soggetti esonerati, ricevuta integrata con i dati identificativi del cliente e quelli relativi alla natura, alla qualità e alla quantità dell’operazione;

- Ricevute e scontrini fiscali, anche non integrati, nonché i biglietti di trasporto di autobus, metropolitana, tram, ricevute di taxi, fatture di società di car sharing, etc.;

- Estratto conto rilasciato dalla società emittente la carta di pagamento al datore di lavoro (non occorre che siano stampati ed allegati anche i biglietti di viaggio elettronici).

Sono peraltro ammessi i seguenti sistemi di documentazione semplificata delle spese:

- utilizzo di carte di credito intestate alle aziende

- Uso di distinte bollate sottoscritte per l’acquisto di valori bollati

Sull’utilizzo e la conservazione di note spese digitali (dematerializzate) è necessario considerare che:

1) la nota spese può essere generata tramite pc o smartphone, direttamente dal dipendente con la procedura di accesso alla rete aziendale ovvero tramite il sistema SSO (single sign-on) utilizzando credenziali di accesso univoche e personali, ovvero tramite un delegato

2) i documenti devono essere immodificabili, integri e autentici e possono essere generati dal dipendente tramite pc o smartphone

3) non è richiesto l’intervento di un pubblico ufficiale

4) Al termine del processo di conservazione sostitutiva i documenti analogici possono essere distrutti

QUALI NOVITÀ DAL DECRETO LEGISLATIVO NUMERO 192/2024?

Il c.d. “Decreto IRPEF/IRES”2 ha modificato il regime fiscale e contributivo riguardante le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale. La nuova formulazione dell’art. 51, comma 5, quarto periodo del Tuir contempla l’esenzione da contributi e imposte, con riguardo alle trasferte nel territorio comunale, per i:
- Rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.

In definitiva, dall’annualità 2025, per ottenere l’esenzione fiscale e contributiva non è più necessario che i biglietti provengano dal vettore, ma è sufficiente che le spese di viaggio e trasporto siano genericamente comprovate e documentate.

COSA CAMBIA CON LA MANOVRA 2025?

La “Legge di Bilancio 2025” è intervenuta sul tema dei rimborsi ai lavoratori dipendenti, per incentivare l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili con riguardo alle spese sostenute nel corso delle trasferte.

Per effetto della misura descritta, dal 2025, per le trasferte sia intra che extra comune la non imponibilità ai fini fiscali e contributivi di rimborsi e indennità è legata all’utilizzo, da parte del dipendente, di mezzi di pagamento tracciabili, con riguardo alle spese di viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea.

Le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante servizi pubblici non di linea addebitate analiticamente al committente, oltre che i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dalla legge a tal fine.

Inoltre, la “Legge di Bilancio 2025” ritocca le disposizioni in materia di deducibilità delle spese di rappresentanza, tali spese sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario / postale ovvero mediante gli altri sistemi di pagamento di cui sopra.

Le novità operano a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024 ed hanno altresì rilevanza ai fini del calcolo dell’IRAP.

Compila il form per ottenere la tua versione di prova

Disponibile su App Store e Google Play