Lo statino e il foglio presenza
Rilevazione delle presenze dei dipendenti: un obbligo di legge
L’obbligo della registrazione dell’orario di lavoro è stato introdotto, infatti, con l’obiettivo primario di poter monitorare in modo oggettivo le ore effettivamente svolte dai dipendenti, eventuali straordinari, e per stabile con esattezza i turni minimi di riposo giornalieri e settimanali.
Risulta necessario dotarsi di un software specifico per questo compito, che non possa essere modificato o “manomesso” dall’esterno, e che possa essere utilizzato anche in caso ci siano dipendenti in smart working, visto quanto questa modalità ha preso piede a causa dell’emergenza Covid-19.
In tutto ciò, bisogna comunque prestare attenzione alla privacy del lavoratore, che deve rimanere una garanzia, rispettando le leggi già promulgate in merito.
In Italia, la situazione in materia di rilevazione presenze è variegata: solo una piccola percentuale di aziende si è già dotata di software appositi, mentre una fetta più consistente utilizza il badge elettronico come strumento di registrazione in presenza degli orari di entrata ed uscita. Addirittura, alcune imprese sono rimaste al cartellino cartaceo: si stima che circa il 39% delle aziende italiane non utilizzi ancora degli strumenti digitali per la rilevazione delle presenze, cifra che cresce fino al 69% se rapportata ai collaboratori esterni e freelance.
Quali sono i vantaggi per le aziende?
L’obbligo di rilevazione delle presenze non è un vantaggio soltanto per i dipendenti: anche le aziende ne possono trarre diversi benefici. I software più moderni, infatti, sono sviluppati per venire incontro sia alle necessità dei lavoratori che delle imprese.
Ecco quindi alcuni vantaggi che può ottenere l’azienda che adotta un software per la rilevazione delle presenze dei dipendenti:
- Più efficienza nell’amministrazione del personale
- Organizzazione precisa delle assenze (ferie, permessi, malattia)
- Riduzione degli errori nell’elaborazione delle paghe
- Più controllo sulla produttività
- Digitalizzazione delle informazioni
Foglio presenze
Un aspetto che accomuna ogni tipo di azienda è la necessità di tenere traccia delle presenze e assenze dei propri dipendenti. Ferie, malattie, permessi e qualunque altro tipo di assenza vanno accuratamente registrati e archiviati. Lo strumento più utilizzato per questo tipo di operazione è il foglio presenze dei dipendenti. Vediamo nel dettaglio di che si tratta e perché è così importante per la tua azienda averne uno.
L’importanza del foglio presenze
Può trattarsi di una semplice tabella su carta, creata e compilata a mano, oppure di un software con foglio presenze automatizzato. L’obiettivo rimane sempre lo stesso: ottenere uno schema per raccogliere con precisione ogni assenza dei dipendenti di un’azienda.
Il motivo per cui è così importante è che da questi dati dipendono moltissime operazioni contabili della tua attività. Il salario da pagare ai dipendenti, i contributi da versare all’INPS, le quote da accantonare per tredicesima, quattordicesima e trattamento di fine rapporto.
Tutta la gestione contabile dell’azienda è influenzata profondamente dai dati relativi alle presenze dei lavoratori. È dunque fondamentale impostare correttamente un foglio presenze e compilarlo senza commettere errori.
Come si compila il foglio presenze
Analizziamo ora le modalità di compilazione del registro presenze.
1. Decidi chi si occuperà della compilazione
Innanzitutto, dovrai decidere chi ha il compito di registrare entrate, uscite e assenze dei dipendenti.
Nelle aziende con molti lavoratori, di solito il compito viene affidato ad una figura specifica: può essere un responsabile di reparto, oppure l’addetto alla gestione del personale.
Nelle realtà più piccole invece, spesso sono gli stessi dipendenti a compilare il foglio presenze, sotto la supervisione del datore di lavoro.
2. Scegli come rilevare presenze e assenze
Per rilevare le presenze dei tuoi dipendenti puoi scegliere di utilizzare un foglio di carta, il badge, una piccola tessera magnetica che il lavoratore deve inserire in un apposito macchinario ogni volta che entra ed esce dal posto di lavoro. In questo caso i dati vengono registrati automaticamente su un foglio elettronico consultabile da computer.
Un software per la gestione delle presenze: si tratta della soluzione più efficiente, per i motivi che capiremo successivamente.
Qualunque sia la soluzione che scegli, oltre a rilevare le presenze, dovrai anche registrare assenze e ritardi dei tuoi dipendenti, insieme ai relativi giustificativi.
Dalle ragioni dell’assenza o del ritardo del lavoratore, infatti, può dipendere una diversa gestione della situazione. L’assenza per malattia, ad esempio, dovrà essere retribuita, quella per motivi personali no. Un’assenza ingiustificata di un dipendente può consentirti, in determinati casi, di prendere provvedimenti disciplinari nei suoi confronti.
Per la registrazione dei giustificativi nel foglio presenze esistono specifiche sigle: “F” per ferie, “P” per permesso, “M” per malattia. Naturalmente puoi personalizzare queste sigle, aggiungerne altre o anche riservarti un capo vuoto per le annotazioni di situazioni meno ricorrenti.
Gli strumenti per creare e compilare il foglio presenze
Puoi realizzare e mantenere il foglio presenze dei dipendenti utilizzando diversi strumenti. Vediamo quali sono i principali.
Foglio presenze in Excel: fac simile
Per creare un foglio presenze, puoi ricorrere a Microsoft Excel. Esistono infatti alcuni modelli preimpostati che puoi scaricare semplicemente accedendo al programma e ricorrendo alla funzione “cerca modelli online”.
Una volta terminata la compilazione del foglio presenze Excel, ti consigliamo di salvarne sempre una copia in un formato non modificabile (in jpeg o pdf, ad esempio). Non rischierai così di alterare per sbaglio i dati salvati, quando aprirai il file per consultarlo.
Software di gestione del personale: la soluzione a prova di errore
Il programma per la gestione dei dipendenti, pensato appositamente per lo scopo, ti fornisce un foglio presenze già impostato. In questo modo, non dovrai creare il documento da zero e potrai limitarti a monitorare le informazioni che verranno inserite direttamente dai lavoratori.
Il software ti permette inoltre di gestire le presenze e le assenze, fornendoti in automatico tutti i dati di cui hai bisogno su ognuno dei tuoi dipendenti: le ferie maturate, quelle residue, i giorni di malattia, i permessi e i relativi giustificativi.
Infine, il programma può integrare un sistema di timbratura, che permette ai lavoratori di timbrare, rilevando il loro orario di entrata e di uscita.
Il foglio presenze e la rilevazione delle presenze tramite timbratura sono, ad esempio, tra le funzioni integrate in CoreNX, il software di Nextar per la gestione del personale.
Grazie a questo specifico software avrai sempre a disposizione i fogli presenze di ogni dipendente e potrai facilmente condividerli con il tuo commercialista o con i dipendenti stessi. Inoltre, una volta configurato, il sistema calcolerà tutto in automatico, velocizzando il tuo lavoro e riducendo drasticamente il rischio di errori.
App con foglio presenze: massima comodità
Alcuni dei software di gestione del personale sono disponibili anche nella versione App mobile per smartphone e tablet.
Questa opzione risulta particolarmente vantaggiosa, soprattutto per i dipendenti, che possono consultare il registro presenze ovunque si trovino, verificando le proprie presenze e assenze e, se consentito, anche quelle dei propri colleghi.
Inoltre, tramite applicazione i lavoratori possono timbrare la loro entrata e uscita, senza bisogno di un badge e anche se operano fuori sede o da remoto.
CoreNX offre un’app per la gestione dei dipendenti che permette ai lavoratori di consultare in modo semplice e veloce il foglio presenze e di timbrare. L’applicazione è disponibile per smartphone e tablet iOS, Android e Huawei.
Il foglio presenze dei dipendenti è uno strumento fondamentale per la gestione aziendale. La sua creazione e compilazione risulta merita quindi particolare attenzione.
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