Come Gestire le Spese di Trasferta Estero: Guida Pratica e Regole da Conoscere
La gestione delle trasferte aziendali rappresenta un aspetto cruciale per molte organizzazioni, sia in termini logistici che contabili. Un’efficace politica di trasferta non solo garantisce l'efficienza e il comfort del dipendente durante i viaggi di lavoro, ma tutela anche l'azienda da irregolarità contabili e problematiche fiscali. Uno dei nodi più delicati riguarda l’autorizzazione e il rimborso delle spese sostenute dal dipendente in trasferta.
Definizione di Trasferta e Contesto Normativo
Per trasferta si intende lo spostamento temporaneo del dipendente in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro, per esigenze connesse all’attività lavorativa. Le spese sostenute devono essere pertinenti, documentate e autorizzate secondo le policy aziendali.
Le normative fiscali italiane (es. TUIR, art. 51) prevedono specifiche soglie di esenzione per i rimborsi e distinzioni tra spese di viaggio, vitto, alloggio e indennità.
Gestione delle Spese: Tipologie e Documentazione
Le spese ammissibili durante una trasferta possono includere:
· Trasporto: biglietti aerei, treni, taxi, carburante (in caso di uso auto propria).
· Vitto e alloggio: pasti e pernottamenti.
· Spese accessorie: parcheggi, pedaggi, connessioni internet.
Documentazione obbligatoria:
· Ricevute fiscali o fatture intestate all’azienda o al dipendente.
· Nota spese compilata dettagliatamente.
· Prova del pagamento (es. scontrino, estratto conto, copia carta aziendale).
Autorizzazione delle Spese Post-Evento
Una volta rientrato dalla trasferta, il dipendente deve:
1. Compilare la nota spese entro un termine definito (es. 5 giorni lavorativi).
2. Allegare tutta la documentazione giustificativa.
3. Sottoporre la richiesta al responsabile per la validazione finale.
Il reparto contabile o HR verificherà la coerenza e approverà il rimborso, secondo le soglie previste.
Problematiche Ricorrenti e Soluzioni
Alcuni problemi comuni includono:
· Mancanza di autorizzazione preventiva → rischio di non rimborso.
· Spese non pertinenti o eccessive → necessità di giustificazione o diniego.
· Ricevute mancanti o incomplete → inaccettabilità ai fini fiscali.
Soluzioni operative:
· Implementazione di software di gestione trasferte e note spese. Corenx è il sw per la gestione piu completo. Provalo qui
· Formazione periodica dei dipendenti sulle policy aziendali.
· Redazione di un regolamento interno chiaro e condiviso.
Buone Prassi Aziendali
· Stabilire una policy interna chiara su trasferte e rimborsi
· Usare strumenti digitali per la gestione delle note spese
· Formare i dipendenti sui limiti e le modalità di rendicontazione
· Monitorare le trasferte sotto il profilo costi/benefici
Una corretta gestione delle trasferte e delle spese correlate è essenziale per garantire trasparenza, controllo dei costi e rispetto delle normative fiscali. Le aziende devono dotarsi di strumenti digitali, procedure chiare e formazione adeguata per semplificare i processi e ridurre al minimo le criticità. Un software adeguato è di sollievo alle necessità gestionali. Prova corenx qui