Foglio presenze
Una necessità che accomuna ogni tipo di azienda è la necessità di tenere traccia delle presenze e assenze dei propri dipendenti. Malattie presenze ferie, permessi e qualunque altro tipo di assenza devono essere registrati e archiviati. Il modo piu utilizzato e il foglio presenze dei dipendenti anche detto statino o timesheet. È importante per la tua impresa averne uno.
Foglio presenze
Può essere redatto su carta, a mano, o utilizzando excel, oppure di un software con foglio presenze automatizzato.
L’obiettivo rimane sempre lo stesso: ottenere uno schema per raccogliere con precisione presenze e assenze dei dipendenti di un’azienda.
Il costo del personale è una delle maggiori voci di costo e quindi è necessario che tutto sia contabilizzato nel miglior modo possibilie. Se lavori su commessa è addiruttura importante che le presenze del dipendente siano gestite per commessa (pensa se la tua persona lavora su piu di una commessa l’importanza di avere il breakdown delle ore e delle spese lavorate su ogni specifico progetto.
È anche importante che le ore spese su progetto siano correttamente controllate e approvate dal responsabile della commessa. CoreNX ti aiuta su questo.
A livello contabile puro Il motivo per cui è così importante è che da questi dati dipendono moltissime operazioni contabili della tua attività. Il salario da pagare ai dipendenti, i contributi da versare all’INPS, le quote da accantonare per tredicesima, quattordicesima e trattamento di fine rapporto.
Tutta la gestione contabile dell’azienda è influenzata profondamente dai dati relativi alle presenze dei lavoratori. È dunque fondamentale impostare correttamente un foglio presenze e compilarlo senza commettere errori.
Chi compila il foglio presenze
Analizziamo ora le modalità di compilazione del registro presenze.
Nelle micro aziende probabilmente il compito è affidato a una sola persona che compila gli statini di ogni dipendente. Pro di questo modo di agire è che si accentra in una sola persona il compito. Il contro è il sovraccarico di lavoro con la possibilità di errori.
Nelle aziende di piu grandi dimensione molto spesso sono gli stessi dipendenti che compilano il foglio presenze. Solo alcuni giustificativi di aassenza possono e molte volte devono essere inseriti dall’ufficio del personale.
Quali strumenti usare?
Per rilevare le presenze dei tuoi dipendenti puoi scegliere di utilizzare:
- un foglio di carta
- una timbratrice
- un software per la gestione delle presenze: si tratta della soluzione più efficiente, per i motivi che capiremo successivamente. (fra l’altro CoreNX può essere collegato ai maggiori sistemi di timbrature e può gestire sia le timbrature manuali che quelle che provengono dal sistema esterno. In ogni caso come detto prima oltre a rilevare le presenze, si devono anche rilevare le assenze e i ritardi ritardi dei collaboratori, insieme ai relativi giustificativi.
- Eventuali provvedimenti disciplinari potranno essere presi a seconda dei giustificativi presentati. Il tutto ovviamente nel rispetto delle leggi vigenti.
- Registrare i giustificativi: si dovranno creare delle specifiche causali di registrazione ad esempio F per ferie Ass per assenze Mal per malattia
Gli strumenti per creare e compilare il foglio presenze
Fogli di carta e email (non consigliabile per vari motivi)
Foglio presenze in Excel: Per creare un foglio presenze, si può ricorrere a Excel. Si possono usare dei modelli preimpostati. Ma sono sostanzialmente dei fogli che hanno molte possibilità di errore. La gestione diventa complicata perché basta che si modificano le modalità di calcolo e tutto viene errato. Soprattutto per le persone in trasferta diventa difficile gestire i rimborsi spese specie in caso di spese prepagate. Importante che poi il tutto sia salvato in modo che non possa essere modificato. Ma la gestione del controllo diventa complessa e lunga. Allungando i tempi di lavorazione, con maggiore lavoro delle persone al controllo e quindi maggiori costi di gestione.
Software di gestione del personale: la soluzione a prova di errore.
Pensato appositamente il programma per la gestione dei dipendenti, fornisce un foglio presenze già impostato. Molti vantaggi: non si devono creare documenti a mano o su Excel, i controlli sono veloci e si possono gestire pe eccezione (solo le cose anomale possono essere approvate) si possono utilizzare workflow di approvazione e ci si potrà limitare a monitorare le informazioni che verranno inserite direttamente dai lavoratori.
Il software ti permette inoltre di gestire le presenze e le assenze, fornendoti in automatico tutti i dati di cui hai bisogno su ognuno dei tuoi dipendenti: le ferie maturate, quelle residue, i giorni di malattia, i permessi e i relativi giustificativi.
Il SW può integrare un sistema di timbratura, che permette ai lavoratori di timbrare, rilevando il loro orario di entrata e di uscita soprattutto usando le regole della azienda (ad esempio i quadri timbrano solo entrata e uscita, gli operati anche entrata e uscita in mensa.
Il foglio presenze e la rilevazione delle presenze tramite timbratura sono, ad esempio, tra le funzioni integrate in CoreNX, il software di Nextar per la gestione del personale.
Grazie a questo specifico software avrai sempre a disposizione i fogli presenze di ogni dipendente e potrai facilmente condividerli con il tuo commercialista o con i dipendenti stessi. Inoltre, una volta configurato, il sistema calcolerà tutto in automatico, anche le eventuali trasferte e rimborsi spese (anche quelli da girare al cliente per eventuali rimborsi), velocizzando il tuo lavoro e riducendo drasticamente il rischio di errori.
CoreNX utilizza anche una App con foglio presenze: massima elasticità e comodità nella gestione delle presenze e delle trasferte
Con la APP disponibile su ogni store, soprattutto i dipendenti che operano in modalità, possono consultare il registro presenze ovunque si trovino, verificando le proprie presenze e assenze e, se consentito, anche quelle dei propri colleghi. Oltre a verificare le spese.
Con la APP di Corenx possono essere inseriti velocemente i rimborsi spese e i relativi giustificativi sia da fuori sede che da remoto.
Con Core puoi anche gestire i ticket a seconda che l’azienda vogla riconoscerli solo a chi lavora da sede o cliente e non da chi lavora da remoto casalingo. Il foglio presenze dei dipendenti è uno strumento fondamentale per la gestione aziendale. La sua creazione e compilazione risulta merita quindi particolare attenzione.
CoreNX gestisce tutte queste necessità
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