Guida completa ai rimborsi e indennità di Trasferta 2025

Innovazioni legislative in vigore dal 1° gennaio 2025 in Italia sui rimborsi spese e trasferte, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024) e dal Decreto Legislativo n. 192/2024 (riforma IRPEF-IRES)

Queste iniziative legislative vogliono introdurre una svolta verso una maggiore trasparenza fiscale e contributiva nelle trasferte e nei rimborsi spesa.

Obbligo di tracciabilità dei pagamenti

· Per essere esenti da tassazione IRPEF e contributi INPS, i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e NCC) devono essere effettuati solo tramite strumenti tracciabili: carta di credito/debito/prepagata, bonifico bancario/postale, assegni bancari o circolari, app di pagamento riconosciute (ad es. Satispay, Apple Pay, Google Pay)

· Se i pagamenti sono in contanti, i rimborsi: o diventano reddito imponibile per il dipendente (IRPEF + contributi), o non sono deducibili per l’azienda ai fini IRES/IRAP

· Eccezioni: i trasporti pubblici di linea (es. autobus, tram, metropolitana, treni, traghetti, aerei) rimangono esenti anche se pagati in contanti, purché documentati

Modalità e soglie di rimborso

Le tre modalità previste dall’art. 51, comma 5 del TUIR mantengono le soglie esenti riviste per il 2025:

Modalità	Esenzione giornaliera Italia	Esenzione Estero
Forfettario	€ 46,48	€ 77,47
Misto (forfettario + documentato)	€ 30,99	€ 51,65
Analitico (solo documentato)	€ 15,49	€ 25,82

Le trasferte comunali sono interamente imponibili, salvo le spese di viaggio e trasporto tracciate e documentate.

Deducibilità per il datore di lavoro

· Le spese di trasferta sono deducibili solo se sostenute tramite pagamenti tracciabili, sia per i dipendenti che per i collaboratori autonomi.

· I rimborsi pagati in contanti non sono deducibili, aumentando la base imponibile aziendale.

Casi dei lavoratori autonomi

· Autonomi e collaboratori devono rispettare lo stesso obbligo di tracciabilità per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto destinate a essere dedotte

· I rimborsi chilometrici (tabelle ACI) rimangono esenti se documentati e coerenti con le tabelle ufficiali

Agevolazione per affitti a neo-assunti (2025)

I lavoratori assunti a tempo indeterminato nel 2025, con reddito ≤ 35.000 € nel 2024 e residenti trasferiti a più di 100 km dal nuovo luogo di lavoro, possono beneficiare di:

· esenzione fiscale per rimborso o pagamento del canone di locazione e spese di manutenzione fino a 5.000 € annui per i primi due anni dall’assunzione Assimpredil Ance.

Impatti operativi e adempimenti aziendali

· Le aziende devono aggiornare le travel policy interne, inserire regole chiare di tracciabilità e formare i dipendenti sull’uso dei metodi di pagamento ammessi

· È obbligatorio conservare giustificativi di pagamento tracciato (es. estratti conto, ricevute elettroniche), oltre alla documentazione di spesa.

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Riepilogo operativo

· Pagamenti tracciabili obbligatori per rimborsi esenti.

· Contanti = tassabile + contributi.

· Deducibilità aziendale valida solo con tracciabilità.

· Eccezione validata per i mezzi pubblici di linea.

· Rimborsi chilometrici invariati se fuori comune.

· Agevolazione affitti per neo-assunti prevista solo per il 2025.

Consigli pratici

· Formare dipendenti su modalità tracciate (carte, app, bonifici).

· Implementare controlli interni per verificare i pagamenti.

· Adeguare policy aziendali scrivendo le nuove procedure.

· Archiviare documentazione tracciata insieme alle ricevute.

· Verificare l’applicabilità delle agevolazioni fiscali 2025 (affitto, neo-assunti

Queste iniziative legislative introducono una svolta verso una maggiore trasparenza fiscale e contributiva nelle trasferte e nei rimborsi spesa.