Innovazioni legislative in vigore sui rimborsi spese e trasferte
Guida completa ai rimborsi e indennità di Trasferta 2025
Innovazioni legislative in vigore dal 1° gennaio 2025 in Italia sui rimborsi spese e trasferte, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024) e dal Decreto Legislativo n. 192/2024 (riforma IRPEF-IRES)
Queste iniziative legislative vogliono introdurre una svolta verso una maggiore trasparenza fiscale e contributiva nelle trasferte e nei rimborsi spesa.
Obbligo di tracciabilità dei pagamenti
· Per essere esenti da tassazione IRPEF e contributi INPS, i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e NCC) devono essere effettuati solo tramite strumenti tracciabili: carta di credito/debito/prepagata, bonifico bancario/postale, assegni bancari o circolari, app di pagamento riconosciute (ad es. Satispay, Apple Pay, Google Pay)
· Se i pagamenti sono in contanti, i rimborsi:
o diventano reddito imponibile per il dipendente (IRPEF + contributi),
o non sono deducibili per l’azienda ai fini IRES/IRAP
· Eccezioni: i trasporti pubblici di linea (es. autobus, tram, metropolitana, treni, traghetti, aerei) rimangono esenti anche se pagati in contanti, purché documentati
Modalità e soglie di rimborso
Le tre modalità previste dall’art. 51, comma 5 del TUIR mantengono le soglie esenti riviste per il 2025:
| Modalità | Esenzione giornaliera Italia | Esenzione Estero |
|---|---|---|
| Forfettario | € 46,48 | € 77,47 |
| Misto (forfettario + documentato) | € 30,99 | € 51,65 |
| Analitico (solo documentato) | € 15,49 | € 25,82 |
Le trasferte comunali sono interamente imponibili, salvo le spese di viaggio e trasporto tracciate e documentate.
Deducibilità per il datore di lavoro
· Le spese di trasferta sono deducibili solo se sostenute tramite pagamenti tracciabili, sia per i dipendenti che per i collaboratori autonomi.
· I rimborsi pagati in contanti non sono deducibili, aumentando la base imponibile aziendale.
Casi dei lavoratori autonomi
· Autonomi e collaboratori devono rispettare lo stesso obbligo di tracciabilità per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto destinate a essere dedotte
· I rimborsi chilometrici (tabelle ACI) rimangono esenti se documentati e coerenti con le tabelle ufficiali
Agevolazione per affitti a neo-assunti (2025)
· esenzione fiscale per rimborso o pagamento del canone di locazione e spese di manutenzione fino a 5.000 € annui per i primi due anni dall’assunzione Assimpredil Ance.
Impatti operativi e adempimenti aziendali
· Le aziende devono aggiornare le travel policy interne, inserire regole chiare di tracciabilità e formare i dipendenti sull’uso dei metodi di pagamento ammessi
· È obbligatorio conservare giustificativi di pagamento tracciato (es. estratti conto, ricevute elettroniche), oltre alla documentazione di spesa.
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Riepilogo operativo
· Pagamenti tracciabili obbligatori per rimborsi esenti.
· Contanti = tassabile + contributi.
· Deducibilità aziendale valida solo con tracciabilità.
· Eccezione validata per i mezzi pubblici di linea.
· Rimborsi chilometrici invariati se fuori comune.
· Agevolazione affitti per neo-assunti prevista solo per il 2025.
Consigli pratici
· Formare dipendenti su modalità tracciate (carte, app, bonifici).
· Implementare controlli interni per verificare i pagamenti.
· Adeguare policy aziendali scrivendo le nuove procedure.
· Archiviare documentazione tracciata insieme alle ricevute.
· Verificare l’applicabilità delle agevolazioni fiscali 2025 (affitto, neo-assunti
Queste iniziative legislative introducono una svolta verso una maggiore trasparenza fiscale e contributiva nelle trasferte e nei rimborsi spesa.
